Reuniones eficaces con el personal.

Las reuniones con el personal, ¿son siempre eficaces?

Hace tiempo que tengo que hacer una reunión con mi equipo, pero la voy posponiendo porque ¡la agenda está a tope! Además, tengo la sensación de que son una pérdida de tiempo, porque empezamos a hablar, y hablar, y todo el mundo comenta cosas y al final no concretamos nada. Conclusión: He dejado de hacerlas.

A pesar de que éste puede ser la sensación más general sobre las reuniones con el personal, llevarlas a cabo tiene mucha más importancia que la que suponemos.

Planificar la agenda de la semana. Organizar la actividad y asegurarse de tener el control y los recursos que se necesitan. Conocer las opiniones de los clientes y acordar cómo proceder en las diferentes situaciones. Revisar el funcionamiento de la semana anterior. Comentar los temas que necesitan mejorar. Planificar las vacaciones y fiestas locales.

Realmente, adquirir el hábito de realizar reuniones periódicas con el personal sólo es cuestión de tomar dos decisiones:

• Proponérselo.
• Bloquear la agenda.

El primer paso requiere realizar una lista con los temas a tratar, prepararlos de antemano y pensar cómo se quieren abordar y qué se quiere conseguir con ello. No improvisar. Tampoco querer abordar todos los temas que tenemos pendientes desde hace tiempo. Conviene homogeneizar los temas a tratar y establecer el orden en que se van a presentar y a debatir. Esto evitará desorientar a los asistentes.

Hay que bloquear la agenda el día y hora que se establezcan. Recomendamos que sea siempre el mismo día a la misma hora (el lunes a primera hora de la mañana, por ejemplo). No hace falta más de media hora para conducir una reunión preparada.

La gestión de la reunión debe hacerse con dinamismo, tratando los puntos sin entretenerse demasiado en ellos, facilitando la palabra, pero conduciendo la reunión por la línea trazada, sin desviaciones. Y, por último, es conveniente tomar notas y anotar los puntos que no han sido resueltos en la reunión.

Con estas reuniones se consiguen varios objetivos:

• Comunicar los temas de una vez y para todos de la misma manera (no hay distintas interpretaciones).
• Planificar la agenda de modo que todo el mundo esté alineado con lo que se va a hacer.
• Poner en común y mejorar aquellos aspectos que creemos que podrían funcionar mejor. La solución, al ser participada por todos los asistentes garantiza su ejecución.
• Y, sobre todo, crear equipo al poner en común logros, dificultades, hacer partícipes y comunicar los objetivos.

Aunque parezca que las reuniones no sirven para nada, si son periódicas, están bien preparadas, son ágiles y participativas y se toman en serio, en poco tiempo se convertirán en imprescindibles para la correcta gestión de la clínica. Empezar puede parecer arduo, pero el resultado merece este esfuerzo.

En ATEMA estamos a tu servicio para acompañarte en este proceso, acompañarte y ayudarte a preparar y dirigir las reuniones con el personal.