Reunions eficaces amb el personal.

Les reunions amb el personal, són sempre eficaços?

Fa temps que he de fer una reunió amb el meu equip, però la vaig posposant perquè 'l'agenda està al màxim! A més, tinc la sensació que són una pèrdua de temps, perquè vam començar a parlar, i parlar, i tothom comenta coses i al final no vam concretar res. Conclusió: He deixat de fer-les.

Tot i que aquest pot ser la sensació més general sobre les reunions amb el personal, dur-les a terme té molta més importància que la que suposem.

Planificar l'agenda de la setmana. Organitzar l'activitat i assegurar-se tenir el control i els recursos que es necessiten. Conèixer les opinions dels clients i acordar com procedir en les diferents situacions. Revisar el funcionament de la setmana anterior. Comentar els temes que necessiten millorar. Planificar les vacances i festes locals.

Realment, adquirir l'hàbit de realitzar reunions periòdiques amb el personal només és qüestió de prendre dues decisions:
  • Proposar-s'ho.
  • Bloquejar l'agenda.

El primer pas requereix fer una llista amb els temes a tractar, preparar-los per endavant i pensar com es volen abordar i què es vol aconseguir amb això. No improvisar. Tampoc voler abordar tots els temes que tenim pendents des de fa temps. Convé homogeneïtzar els temes a tractar i establir l'ordre en què es presentaran ia debatre. Això evitarà desorientar els assistents.

Cal bloquejar l'agenda el dia i hora que s'estableixin. Recomanem que sigui sempre el mateix dia a la mateixa hora (dilluns a primera hora del matí, per exemple). No cal més de mitja hora per conduir una reunió preparada.

La gestió de la reunió s'ha de fer amb dinamisme, tractant els punts sense entretenir-se massa en ells, facilitant la paraula, però conduint la reunió per la línia traçada, sense desviacions. I, finalment, és convenient prendre notes i anotar els punts que no han estat resolts en la reunió.

Amb aquestes reunions s'aconsegueixen diversos objectius:
  • Comunicar els temes d'una vegada i per a tots de la mateixa manera (no hi ha diferents interpretacions).
  • Planificar l'agenda de manera que tothom estigui alineat amb el que es va a fer.
  • Posar en comú i millorar aquells aspectes que creiem que podrien funcionar millor. La solució, en ser participada per tots els assistents garanteix la seva execució.
  • I, sobretot, crear equip en posar en comú èxits, dificultats, fer partícips i comunicar els objectius.

Encara que sembli que les reunions no serveixen per a res, si són periòdiques, estan ben preparades, són àgils i participatives i es prenen seriosament, en poc temps es convertiran en imprescindibles per a la correcta gestió de la clínica. Començar pot semblar ardu, però el resultat mereix aquest esforç.

En ATEMA estem al teu servei per acompanyar-te en aquest procés, acompanyar-te i ajudar-te a preparar i dirigir les reunions amb el personal.
Utilitzem cookies pròpies i de tercers per oferir-te una millor experiència i servei, en funció dels teus hàbits de navegació. Si continues navegant, considerem que acceptes el seu ús. Pots canviar la configuració o obtenir més informació aquí .